Veranstaltungsplaner werden immer aufgefordert, mit weniger mehr zu tun, was bedeutet, dass Sie möglicherweise bereits ein Konto erstellt haben, um OpenAIs ChatGPT zu testen. Künstliche Intelligenz verspricht, den Arbeitsplatz neu zu erfinden, aber es kann frustrierend sein, ihn zu verwenden, wenn es kein Benutzerhandbuch gibt und keine Unterstützung, um die anfängliche leere Aufforderung auf dem Ladebildschirm zu umgehen. Glücklicherweise nutzt das Team von New York City Tourism + Conventions die Technologie seit ihrer Veröffentlichung im letzten Jahr auf vielfältige Weise, und wir sind hier, um bei der Verwendung von ChatGPT für Veranstaltungsplaner zu helfen.
Es ist hilfreich zu verstehen, dass ChatGPT eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Interaktion mit künstlicher Intelligenz ist, insbesondere ein Large Language Model (LLM). Diese Modelle erstellen neue Inhalte basierend auf erlernten Mustern aus Trainingsdaten, die aus den riesigen Quellen im Internet abgeleitet wurden. ChatGPT generiert Text, indem es das beste nächste Wort für einen Satz vorhersagt und Milliarden von Gesprächen nachahmt – wie eine unglaublich intelligente Autovervollständigung.
Wir haben die folgende Schritt-für-Schritt-Roadmap zusammengestellt, um zu veranschaulichen, wie die Verwendung eines iterativen Ansatzes mit ChatGPT – das Schreiben von Aufforderungen, die aufeinander aufbauen – Ihnen helfen kann, ansprechende Veranstaltungsagenden zu erstellen, während Sie, der Mensch, fest im Fahrersitz bleiben. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie diese Technologie in Ihre Arbeit integrieren können.
Schritt 1: Wer ist das Publikum?
ChatGPT ist am nützlichsten, wenn Sie während eines Gesprächs Informationen in eine Eingabe integrieren. Anstatt ihn zu bitten, „eine Agenda für eine dreitägige Konferenz in NYC zu erstellen“, geben Sie vor, dass die leere Aufforderung ein eifriger Praktikant oder ein brillantes Kleinkind ist. Es hat keinen Kontext für Ihre Fragen, außer dem, was Sie bereitstellen. Beginnen Sie am Anfang. Verfügen Sie über Profile für Ihre Zielgruppe für diese Veranstaltung?
Nicht: Geben Sie ChatGPT eine kontextfreie Aufforderung wie „Schreiben Sie eine Agenda für das bevorstehende Jahrestreffen für New York City Tourism + Conventions.“
_Führen_Sie: Stellen Sie der Schnittstelle Hintergrundwissen zur Verfügung, um Ihre Anfrage zu qualifizieren. Zum Beispiel „New York City Tourism + Conventions veranstaltet eine Jahresversammlung für ihre Mitgliedschaft, die aus 1.800 Unternehmen in den fünf Bezirken besteht, die von der Tourismuswirtschaft New Yorks profitieren. Fast die Hälfte dieser Unternehmen sind lokale Restaurants (von denen viele am NYC Restaurant Week® teilnehmen) und die anderen umfassen Broadway-Shows, Sehenswürdigkeiten, Hotels, Rundgänge, kulturelle Institutionen, Einzelhändler und B2B-Unternehmen, die Dienstleistungen für Kongresse und Meetings anbieten.“
Je mehr Informationen du über deine Zielgruppe teilen kannst, desto besser. Dazu gehören demografische Daten (Alter, Einkommen), Psychographien (Werte, Hobbys), Details über ihre Branche und Rolle bei der Arbeit sowie alle Details aus früheren Umfragen nach der Konferenz über die Geschäftsziele der Teilnehmer für die Beantwortung Ihrer Veranstaltung.
Füge alle Informationen, die du über deine Zielgruppe hast, in eine Aufforderung mit einer Notiz ein, um ChatGPT darüber zu informieren, dass du in Kürze Fragen zu diesen Daten stellen wirst.
Schritt 2: Teilen Sie Tagesordnungen früherer Veranstaltungen
ChatGPT kann auf der Arbeit aufbauen, die Sie bereits geleistet haben. Die Bereitstellung von Mustern der gesuchten Ergebnisse gibt ihm einen Leitfaden.
Fügen Sie frühere Tagesordnungen, einschließlich Beschreibungen der Sitzungen für alle Ihre Schulungsinhalte, in die Eingabeaufforderung ein. (Wenn möglich, gehen Sie etwa fünf Jahre zurück.) Wenn Sie Umfragen nach der Veranstaltung durchführen, geben Sie für jede Sitzung Bewertungen und Feedback an.
Tun Sie: Stellen Sie ChatGPT den Inhalt vor, den Sie ihm mit einfachen Aussagen wie „Ich teile jetzt die Tagesordnung des Meetings mit Beschreibungen jeder Sitzung und Teilnehmerfeedback für unsere letzte Verbandsveranstaltung, die 2022 in NYC stattfand. Bitte bewahren Sie sie in Ihrem Gedächtnis auf, um einen Kontext zu erhalten.“
Fügen Sie für Bonuspunkte die Tagesordnungen für Veranstaltungen ein, die mit Ihren konkurrieren, und notieren Sie, ob eine der Geschäftsveranstaltungen oder Sitzungen besonders beliebt oder erfolgreich war. Diese „Lückenanalyse“ kann ChatGPT helfen, verpasste Chancen oder aufkommende Trends zu identifizieren, die Sie mit Ihrer Agenda nutzen könnten.
Schritt 3: Identifizieren Sie ein Thema
Haben Sie ein Thema für Ihre Veranstaltung identifiziert? Teilen Sie es so detailliert wie möglich in einer Eingabeaufforderung. Aber wenn Sie sich noch nicht auf ein Thema geeinigt haben, sollten Sie zu diesem Zeitpunkt die Aufforderung mit ausreichend Informationen versehen lassen, um nach Ideen zu fragen.
_Nicht:_Öffnen Sie einen neuen Chat-Thread.
Tun Sie : Aufbauen auf dem gleichen Chat-Thread, den Sie mit Kontext geladen haben. Geben Sie ChatGPT Anweisungen wie „Basierend auf den Informationen, die ich bereitgestellt habe, schlagen Sie bitte 10 Beispielthemen für meine bevorstehende Konferenz vor, die auf früheren Jahren aufbauen, ohne diese Veranstaltungen zu duplizieren. Priorisieren Sie ungewöhnliche Ideen. Integrieren Sie meinen Gaststandort New York City in diese Themen.“
Schritt 4: Segmentieren Sie Ihr Thema in Sitzungsthemen
Sobald Sie Ihr Thema identifiziert haben, bitten Sie ChatGPT, es in bestimmte Sitzungsthemen aufzuschlüsseln, um eine gründliche Untersuchung des Hauptthemas sicherzustellen.
Nicht: Geben Sie vage Aussagen wie „Schreiben Sie die Titel für die Sitzungen, die ich auf meiner Konferenz veranstalten sollte.“ ein.
Tun Sie : Seien Sie spezifisch für Ihre Bedürfnisse. Zum Beispiel: „Basierend auf den Informationen, die ich geteilt habe, und meinem Konferenzthema „Die Zukunft des NYC-Tourismus“, schlagen Sie sechs Ideen für Themen für Sitzungen bei unserer bevorstehenden Jahresversammlung vor.“
Als Bonus bitten Sie bei Ihrer Veranstaltung um eine Reihenfolge für diese Themen, damit es eine logische Reihenfolge und einen Ablauf für die Sitzungen gibt.
Schritt 5: Segmentieren Sie Ihre Themen in einzelne Sitzungen
Hier kann man richtig Spaß haben! Beginnen Sie mit Ihrem ersten Thema und bitten Sie um Ideen für 10 Sitzungen, um dieses Thema zu behandeln. Fordern Sie eine Vielzahl von Formaten an, einschließlich Keynotes, Kamin-Chats und Panels – oder bitten Sie ChatGPT, den Umschlag zu verschieben, indem Sie weniger häufige Formate für eine Geschäftsveranstaltung vorschlagen. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, ein Rollenspiel für eine Breakout-Sitzung zu erstellen? ChatGPT kann ein Abenteuer basierend auf deinen Zielen für die Sitzung entwerfen, die Erzählung schreiben und Charakterblätter für die Teilnehmer vorbereiten.
Sobald Sie sich mit einer Sitzung zufrieden gegeben haben, die Ihnen gefällt, spielen Sie mit ihrem Format herum. Bitten Sie ChatGPT, die Sitzung von einem Panel zu einem interaktiven Spiel zu überarbeiten. Fragen Sie, wie viel Zeit Sie basierend auf der Tiefe des Themas und der Vertrautheit Ihrer Zielgruppe mit diesem Thema aufwenden sollten.
Nicht: Geben Sie auf, wenn Ihnen die ersten Ideen, die Sie erhalten, nicht gefallen.
Tun Sie : iterieren Sie weiter! Bitten Sie um weitere Ideen. Bitten Sie sie, ungewöhnlicher, offensichtlicher oder fortschrittlicher zu sein. Oder sogar New York-ier!
Pro-Tipp: Sie können Ihre anfängliche Eingabeaufforderung bearbeiten, wenn die Antwort wirklich nicht hilfreich war. Einige Benutzer sagen, dass dies effektiver ist, als ChatGPT einfach zu sagen, was falsch gelaufen ist, da es dem „Kontextfenster“ hilft, nur den richtigen Kontext für Ihr Gespräch zu behalten.
Schritt 6: Benennen Sie Ihre Sitzungen
Gehen Sie erneut eine Sitzung nach der anderen und bitten Sie jeweils um 10 Ideen für einen überzeugenden Titel. Wenn Sie einen Sitzungstitel sehen, den Sie wirklich mögen, informieren Sie ChatGPT! Im Rahmen Ihres Gesprächs wird dies untermauern, wie eine gute Leistung aussieht. Müssen Sie einige Wörter ändern oder Teile aus drei verschiedenen Vorschlägen kombinieren, um einen Titel zu erhalten, mit dem Sie zufrieden sind? Das ist alles Teil des iterativen Prozesses.
Wie Sie sehen können, ist die korrekte Verwendung von ChatGPT nicht unbedingt eine Abkürzung für die Erstellung der Agenda für eine Geschäftsveranstaltung, und jeder Schritt erfordert Input und Feedback von einem Menschen. Sobald du dich mit dieser Plattform wohlfühlst, wirst du feststellen, dass die richtige Verwendung eines LLM dazu beiträgt, Geschäftsveranstaltungssitzungen zu erstellen, die ansprechend sind und dein Publikum in den Mittelpunkt der Veranstaltung stellen. Jetzt, da Sie wissen, wie Sie ChatGPT für die Veranstaltungsplanung verwenden, ist es an der Zeit, Ihre Veranstaltung auf die nächste Stufe zu bringen.
Beispiel für ChatGPT-Eingabeaufforderungen für die Veranstaltungsplanung
Unten sehen Sie eine Auswahl an Eingaben, die Sie verwenden können, um Sie bei ChatGPT zu unterstützen.
„Bewahren Sie die folgenden demografischen und psychografischen Informationen über die Teilnehmer für meine bevorstehende Veranstaltung in Ihrem Gedächtnis auf.“
„Bewahren Sie die Beschreibungen, Teilnehmerbewertungen und Feedback für die Sitzungen auf, die in den letzten fünf Jahren bei dieser Konferenz durchgeführt wurden.“
„Behalten Sie in Ihrem Gedächtnis die Beschreibungen der Sitzungen, die in den letzten zwei Jahren von konkurrierenden Konferenzen abgehalten wurden.“
„Führen Sie eine Lückenanalyse zu den Inhalten durch, die auf diesen Konferenzen vorgestellt wurden. Welche Chancen haben wir übersehen? Welche neuen Trends könnten wir nutzen?“
„Bitte schlagen Sie basierend auf den von mir bereitgestellten Informationen 10 Beispielthemen für meine bevorstehende Konferenz vor, die auf früheren Jahren aufbauen, ohne diese Veranstaltungen zu duplizieren. Priorisieren Sie ungewöhnliche Ideen. Integrieren Sie meinen Gaststandort New York City in diese Themen.“
„Basierend auf den Informationen, die ich geteilt habe, und meinem Konferenzthema schlagen Sie sechs Ideen für Themen für Sitzungen bei unserer bevorstehenden Geschäftsveranstaltung vor.“
„Können Sie eine Sequenz für diese Themen teilen, damit es eine logische Reihenfolge und einen Ablauf für die Sitzungen gibt?“
„Stellen Sie Ideen für 10 Sitzungen bereit, um das erste Thema dieser Konferenz anzusprechen. Verwenden Sie eine Vielzahl von Formaten, einschließlich Keynotes, Kamin-Chats und Panels, zusammen mit mindestens zwei weniger häufigen Formaten.“
„Überarbeiten Sie die dritte Idee von einem Panel zu einem interaktiven Spiel.“
„Schlägt 10 Ideen für einen überzeugenden Titel für meine erste Sitzung vor.“
