A los planificadores de eventos de negocios siempre se les pide que hagan más con menos, lo que significa que es posible que ya haya creado una cuenta para probar ChatGPT de OpenAI. La inteligencia artificial promete reinventar el lugar de trabajo, pero puede ser frustrante de usar cuando no hay manual del usuario y no hay ayuda para superar la indicación inicial en blanco en la pantalla de carga. Afortunadamente, el equipo de New York City Tourism + Conventions ha estado utilizando la tecnología de diversas maneras desde su lanzamiento el año pasado, y estamos aquí para ayudar a usar ChatGPT para los planificadores de eventos.
Es útil comprender que ChatGPT es una interfaz fácil de usar para interactuar con inteligencia artificial, específicamente un modelo de lenguaje grande (LLM). Estos modelos crean nuevo contenido basado en patrones aprendidos a partir de datos de formación, que se han derivado de las vastas fuentes de Internet. ChatGPT genera texto al predecir la mejor palabra siguiente para una frase, emulando miles de millones de conversaciones, como un autocompletar increíblemente inteligente.
Hemos reunido la siguiente hoja de ruta paso a paso para ilustrar cómo el uso de un enfoque iterativo con ChatGPT, escribir indicaciones que se basen unas en otras, puede ayudarte a crear agendas de eventos atractivas mientras te mantienes a ti, el ser humano, firmemente en el asiento del conductor. Siga leyendo para conocer las muchas formas de implementar esta tecnología en su trabajo.
Paso 1: ¿Quién es el público?
ChatGPT es más útil cuando se crea información en una selección dinámica durante una conversación. En lugar de pedirle que “crea una agenda para una conferencia de tres días en NYC”, finja que el mensaje en blanco es un pasante ansioso o un niño brillante. No tiene contexto para sus preguntas aparte de lo que usted le proporciona. Empieza al principio. ¿Tiene perfiles para su público objetivo para este evento?
No : dé a ChatGPT un aviso sin contexto como: “Escriba una agenda para la próxima reunión anual de turismo y convenciones de la ciudad de Nueva York”.
Haga : proporcione la interfaz con conocimientos básicos para ayudar a calificar su solicitud. Por ejemplo, “New York City Tourism + Conventions está organizando una reunión anual para sus miembros, que comprende 1800 empresas en los cinco distritos que se benefician de la economía turística de NYC. Casi la mitad de estos negocios son restaurantes locales (muchos de los cuales participan en NYC Restaurant Week®) y los otros incluyen espectáculos de Broadway, atracciones, hoteles, excursiones a pie, instituciones culturales, comercios minoristas y empresas B2B que brindan servicios para convenciones y reuniones”.
Cuanta más información puedas compartir sobre tu público, mejor. Esto incluye datos demográficos (edad, ingresos), psicográficos (valores, aficiones), detalles sobre su sector y función en el trabajo, y cualquier detalle de encuestas anteriores posteriores a la conferencia sobre los objetivos empresariales de los asistentes para confirmar su asistencia a su evento.
Pegue cualquier información que tenga sobre su público en un mensaje con una nota para que ChatGPT sepa que pronto hará preguntas sobre estos datos.
Paso 2: Compartir agendas de eventos pasados
ChatGPT puede basarse en el trabajo que ya ha hecho. Proporcionar muestras del resultado que está buscando le dará una guía a seguir.
Pegue las agendas anteriores, incluidas las descripciones de las sesiones para todo su contenido educativo, en el mensaje. (Si puede, retroceda unos cinco años). Si realiza encuestas posteriores al evento, incluya calificaciones y comentarios para cada sesión.
Haga: presente a ChatGPT el contenido que le está proporcionando con declaraciones simples como: “Ahora estoy compartiendo la agenda de la reunión, con descripciones de cada sesión y comentarios de los asistentes, para nuestro último evento de asociación, que se celebró en 2022 en Nueva York. Consérvelo en su memoria para su contexto”.
Para obtener puntos de bonificación, pegue las agendas de los eventos que compiten con los suyos y anote si alguno de los eventos o sesiones de negocios fue particularmente popular o exitoso. Este “análisis de espacio” puede ayudar a ChatGPT a identificar cualquier oportunidad perdida o tendencias emergentes que pueda aprovechar con su agenda.
Paso 3: Identificar un tema
¿Tiene algún tema identificado para su evento? Compártalo con tanto detalle como sea posible en una selección dinámica. Pero si aún no se ha conformado con un tema, para este punto debe tener la indicación preparada con suficiente información para pedir ideas.
No : abra un nuevo hilo de chat.
Haga : cree el mismo hilo de chat que ha cargado con contexto. Dé instrucciones a ChatGPT como: “Según la información que he proporcionado, sugiera 10 temas de muestra para mi próxima conferencia que se basen en años anteriores sin duplicar esos eventos. Priorice las ideas poco comunes. Incorpore mi ubicación de destino en la ciudad de Nueva York a estos temas”.
Paso 4: Segmente su tema en temas de sesión
Una vez que haya identificado su tema, pida a ChatGPT que lo divida en temas específicos de la sesión para garantizar una exploración exhaustiva del tema principal.
No: introduzca afirmaciones vagas como: “Escriba los títulos de las sesiones que debería organizar en mi conferencia”.
Haga: sea específico sobre sus necesidades. Por ejemplo, “Basándome en la información que he compartido y en el tema de mi conferencia El futuro del turismo de Nueva York, sugiera seis ideas para temas para sesiones en nuestra próxima reunión anual”.
Como ventaja, pida una secuencia para estos temas en su evento para que haya un orden lógico y flujo para las sesiones.
Paso 5: Segmente sus temas en sesiones individuales
¡Aquí es donde realmente puedes divertirte! Comience con su primer tema y pida ideas para 10 sesiones para abordar ese tema. Solicite una variedad de formatos, incluidos discursos, chats y paneles al lado del fuego, o pida a ChatGPT que traspase el sobre sugiriendo formatos menos comunes para un evento de negocios. ¿Alguna vez ha pensado en crear un juego de rol para una sesión de trabajo en grupo? ChatGPT puede diseñar una aventura basada en tus objetivos para la sesión, escribir la narrativa y preparar hojas de personajes para los participantes.
Una vez que se haya conformado con una sesión que le guste, juegue con su formato. Pida a ChatGPT que vuelva a trabajar la sesión de un panel a un juego interactivo. Pregunte cuánto tiempo debe dedicar en función de la profundidad del tema y la familiaridad de su público con ese tema.
No te rindas si no te gustan las primeras ideas que recibes.
Haga: ¡siga iterando! Pida más ideas. Pídales que sean más inusuales, más evidentes o más avanzados. ¡O incluso Nueva York!
Consejo profesional: Puede editar su selección dinámica inicial si la respuesta fue realmente poco útil; algunos usuarios dicen que esto es más eficaz que simplemente decir a ChatGPT lo que salió mal, porque ayuda a la “ventana de contexto” a retener solo el contexto correcto para su conversación.
Paso 6: Asigne un nombre a sus sesiones
De nuevo, realice una sesión cada vez y pida 10 ideas para un título convincente para cada una. Cuando vea un título de sesión que realmente le guste, ¡hágaselo saber a ChatGPT! En el contexto de su conversación, esto reforzará cómo es un buen resultado. ¿Necesitas cambiar algunas palabras o combinar partes de tres sugerencias diferentes para conseguir un título con el que estés contento? Todo eso forma parte del proceso iterativo.
Como puede ver, usar ChatGPT correctamente no es necesariamente un atajo para crear la agenda de un evento de negocios, y cada paso requiere la aportación y los comentarios de un humano. Pero una vez que se sienta cómodo pensando en esta plataforma, descubrirá que el uso adecuado de un LLM ayudará a crear sesiones de eventos empresariales que sean atractivas y pongan a su audiencia en el centro del evento. Ahora que comprende cómo usar ChatGPT para la planificación de eventos, es hora de llevar su evento al siguiente nivel.
Ejemplos de selecciones dinámicas de ChatGPT para la planificación de eventos
A continuación, vea una selección de indicaciones que puede utilizar para ayudarle con ChatGPT.
“Conserve en su memoria la siguiente información demográfica y psicográfica sobre los asistentes a mi próximo evento”.
“Conserve en su memoria las descripciones, las calificaciones de los asistentes y los comentarios de las sesiones que se han realizado en esta conferencia durante los últimos cinco años”.
“Conserve en su memoria las descripciones de las sesiones que han tenido lugar en conferencias contrapuestas durante los últimos dos años”.
“Realice un análisis de brechas en el contenido que se ha presentado en estas conferencias. ¿Qué oportunidades hemos pasado por alto? ¿Qué tendencias emergentes podríamos aprovechar?”
“Según la información que he proporcionado, sugiera 10 temas de muestra para mi próxima conferencia que se basen en años anteriores sin duplicar esos eventos. Priorice las ideas poco comunes. Incorpore mi ubicación de destino en la ciudad de Nueva York a estos temas”.
“Basándome en la información que he compartido y en el tema de mi conferencia, sugiero seis ideas para temas para sesiones en nuestro próximo evento de negocios”.
“¿Puede compartir una secuencia para estos temas para que haya un orden lógico y un flujo para las sesiones?”
“Proporcione ideas para 10 sesiones para abordar el primer tema de esta conferencia. Utilice una variedad de formatos, incluidos discursos, chats y paneles al lado del fuego, junto con un mínimo de dos formatos menos comunes”.
“Reelaborar la tercera idea de un panel a un juego interactivo”.
“Sugerir 10 ideas para un título convincente para mi primera sesión”.
