Les organisateurs d’événements professionnels sont toujours invités à faire plus avec moins, ce qui signifie que vous avez peut-être déjà créé un compte pour tester ChatGPT d’OpenAI. L’intelligence artificielle promet de réinventer le lieu de travail, mais il peut être frustrant de l’utiliser lorsqu’il n’y a pas de manuel d’utilisation et qu’il n’y a pas d’aide pour passer l’invite de blanc initiale sur l’écran de chargement. Heureusement, l’équipe de New York City Tourism + Conventions utilise la technologie de diverses manières depuis sa sortie l’année dernière, et nous sommes là pour vous aider à utiliser ChatGPT pour les organisateurs d’événements.
Il est utile de comprendre que ChatGPT est une interface conviviale pour interagir avec l’intelligence artificielle, en particulier un modèle de langage de grande taille (LLM). Ces modèles créent de nouveaux contenus basés sur les modèles appris à partir des données de formation, qui ont été dérivées des vastes sources sur Internet. ChatGPT génère du texte en prédisant le meilleur mot suivant pour une phrase, émulant des milliards de conversations, comme un auto-complet incroyablement intelligent.
Nous avons élaboré la feuille de route étape par étape suivante pour illustrer comment l’utilisation d’une approche itérative avec ChatGPT, en rédigeant des invites qui s’appuient les unes sur les autres, peut vous aider à créer des agendas d’événements attrayants tout en vous maintenant, vous, l’humain, fermement aux commandes. Lisez la suite pour découvrir les nombreuses façons de mettre en œuvre cette technologie dans votre travail.
Étape 1 : Qui est le public ?
ChatGPT est plus utile lorsque vous insérez des informations dans une invite tout au long d’une conversation. Plutôt que de lui demander de « créer un ordre du jour pour une conférence de trois jours à New York », faites semblant que l’invite vide est un stagiaire enthousiaste ou un tout-petit brillant. Il n’a pas de contexte pour vos questions autres que ce que vous lui fournissez. Commencez au début. Avez-vous des profils pour votre public cible pour cet événement ?
Ne pas : donnez à ChatGPT une invite sans contexte comme : « Écrivez un ordre du jour pour la prochaine réunion annuelle pour le tourisme et les conventions de New York. »
Faire : fournir à l’interface des connaissances générales pour aider à qualifier votre demande. Par exemple, « New York City Tourism + Conventions organise une réunion annuelle pour son adhésion, qui comprend 1 800 entreprises dans les cinq arrondissements qui bénéficient de l’économie touristique de New York. Près de la moitié de ces entreprises sont des restaurants locaux (dont beaucoup participent à la NYC Restaurant Week®) et les autres comprennent des spectacles, des attractions, des hôtels, des visites à pied, des institutions culturelles, des détaillants et des entreprises B2B qui fournissent des services aux congrès et aux réunions. »
Plus vous pouvez partager d’informations sur votre public, mieux c’est. Cela comprend les données démographiques (âge, revenus), les psychographies (valeurs, passe-temps), les détails sur leur secteur d’activité et leur rôle au travail, ainsi que tous les détails des précédentes enquêtes post-conférence sur les objectifs commerciaux des participants pour répondre à votre événement.
Collez toutes les informations dont vous disposez sur votre audience dans une invite avec une note pour informer ChatGPT que vous poserez bientôt des questions sur ces données.
Étape 2 : Partager les ordres du jour des événements passés
ChatGPT peut s’appuyer sur le travail que vous avez déjà fait. Fournir des échantillons du résultat que vous recherchez vous donnera un guide à suivre.
Collez les ordres du jour précédents, y compris les descriptions des sessions pour tout votre contenu éducatif, dans l’invite. (Si vous le pouvez, revenez en arrière d’environ cinq ans.) Si vous menez des enquêtes après l’événement, incluez les notes et les commentaires pour chaque session.
À faire : présentez ChatGPT au contenu que vous lui fournissez avec des déclarations simples telles que : « Je partage maintenant l’ordre du jour de la réunion, avec des descriptions de chaque session et les commentaires des participants, pour notre dernier événement d’association, qui s’est tenu en 2022 à New York. Veuillez conserver dans votre mémoire pour le contexte. »
Pour les points bonus, collez-les dans les ordres du jour des événements qui sont en concurrence avec les vôtres et notez si l’un des événements ou sessions professionnels a été particulièrement populaire ou réussi. Cette « analyse des écarts » peut aider ChatGPT à identifier les opportunités manquées ou les tendances émergentes dont vous pourriez tirer parti dans votre agenda.
Étape 3 : Identifier un thème
Avez-vous un thème identifié pour votre événement ? Partagez-le le plus en détail possible dans une invite. Mais si vous n’avez pas encore défini de thème, vous devriez à ce stade préparer l’invite avec suffisamment d’informations pour demander des idées.
Ne pas : ouvrir un nouveau fil de discussion.
Faire : construire sur le même fil de discussion que celui que vous avez chargé avec le contexte. Donnez des instructions ChatGPT telles que : « Sur la base des informations que j’ai fournies, veuillez suggérer 10 exemples de thèmes pour ma prochaine conférence qui s’appuient sur les années précédentes sans dupliquer ces événements. Hiérarchisez les idées inhabituelles. Incorporer mon lieu d’accueil de New York à ces thèmes. »
Étape 4 : Segmentez votre thème en sujets de session
Une fois que vous avez identifié votre thème, demandez à ChatGPT de le décomposer en sujets de session spécifiques pour assurer une exploration approfondie du thème principal.
Ne pas : saisissez des déclarations vagues telles que « Écrivez les titres des sessions que je devrais organiser lors de ma conférence ».
À faire : soyez précis sur vos besoins. Par exemple, « Sur la base des informations que j’ai partagées et du thème de ma conférence The Future of NYC Tourism, suggérez six idées de sujets pour les sessions de notre prochaine réunion annuelle. »
En bonus, demandez une séquence pour ces sujets lors de votre événement afin qu’il y ait un ordre logique et un flux pour les sessions.
Étape 5 : Segmentez vos sujets en sessions individuelles
C’est là que vous pouvez vraiment vous amuser ! Commencez par votre premier sujet et demandez des idées pour 10 sessions pour aborder ce sujet. Demandez une variété de formats, y compris des keynotes, des discussions et des panels au coin du feu, ou demandez à ChatGPT de repousser les limites en suggérant des formats moins courants pour un événement professionnel. Avez-vous déjà pensé à créer un jeu de rôle pour une session en petits groupes ? ChatGPT peut concevoir une aventure en fonction de vos objectifs pour la session, rédiger le récit et préparer des fiches de personnages pour les participants.
Une fois que vous vous êtes installé sur une session qui vous plaît, jouez avec son format. Demandez à ChatGPT de retravailler la session d’un panneau à un jeu interactif. Demandez combien de temps vous devez allouer en fonction de la profondeur du sujet et de la familiarité de votre public avec ce sujet.
_N’_abandonnez pas si vous n’aimez pas les premières idées que vous recevez.
À faire : continuez à itérer ! Demandez plus d’idées. Demandez-leur d’être plus inhabituels, plus évidents ou plus avancés. Ou même à New York !
Conseil de pro : Vous pouvez modifier votre invite initiale si la réponse n’a vraiment pas été utile ; certains utilisateurs disent que cela est plus efficace que de simplement dire à ChatGPT ce qui s’est mal passé, car cela aide la « fenêtre de contexte » à ne conserver que le contexte correct pour votre conversation.
Étape 6 : Nommez vos sessions
Encore une fois, organisez une session à la fois et demandez 10 idées pour un titre convaincant pour chacune d’entre elles. Lorsque vous voyez un titre de session que vous aimez vraiment, informez-en ChatGPT ! Dans le cadre de votre conversation, cela renforcera ce à quoi ressemble un bon résultat. Avez-vous besoin de changer quelques mots ou de combiner des parties de trois suggestions différentes pour obtenir un titre qui vous plaît ? Tout cela fait partie du processus itératif.
Comme vous pouvez le voir, utiliser correctement ChatGPT n’est pas nécessairement un raccourci pour créer l’ordre du jour d’un événement professionnel, et chaque étape nécessite la contribution et le feedback d’un humain. Mais une fois que vous serez à l’aise avec cette plateforme, vous constaterez que l’utilisation appropriée d’un LLM aidera à créer des sessions d’événements professionnels qui engagent et placent votre public au centre de l’événement. Maintenant que vous savez comment utiliser ChatGPT pour la planification d’événements, il est temps de faire passer votre événement au niveau supérieur.
Exemple d’invites ChatGPT pour la planification d’événements
Vous trouverez ci-dessous une sélection d’invites que vous pouvez utiliser pour vous aider avec ChatGPT.
« Conservez en mémoire les informations démographiques et psychographiques suivantes sur les participants à mon prochain événement. »
« Conservez en mémoire les descriptions, les notes des participants et les commentaires pour les sessions qui ont été menées lors de cette conférence au cours des cinq dernières années. »
« Conservez en mémoire les descriptions des sessions qui ont été organisées par des conférences concurrentes au cours des deux dernières années. »
« Effectuer une analyse des lacunes sur le contenu qui a été présenté lors de ces conférences. Quelles opportunités avons-nous négligées ? De quelles tendances émergentes pourrions-nous tirer parti ? »
« Sur la base des informations que j’ai fournies, veuillez suggérer 10 exemples de thèmes pour ma prochaine conférence qui s’appuient sur les années précédentes sans dupliquer ces événements. Hiérarchisez les idées inhabituelles. Incorporer mon lieu d’accueil de New York à ces thèmes. »
« Sur la base des informations que j’ai partagées et du thème de ma conférence, suggérez six idées de sujets pour les sessions de notre prochain événement professionnel. »
« Pouvez-vous partager une séquence pour ces sujets afin qu’il y ait un ordre logique et un flux pour les sessions ? »
« Proposez des idées pour 10 sessions pour aborder le premier sujet de cette conférence. Utilisez une variété de formats, y compris des keynotes, des chats au coin du feu et des panneaux, ainsi qu’un minimum de deux formats moins courants. »
« Retravaillez la troisième idée d’un panel à un jeu interactif. »
« Suggérez 10 idées pour un titre convaincant pour ma première session. »
