Os planejadores de eventos de negócios estão sempre sendo solicitados a fazer mais com menos, o que significa que você já pode ter criado uma conta para testar o ChatGPT da OpenAI. A inteligência artificial promete reinventar o local de trabalho, mas pode ser frustrante usá-la quando não há manual do usuário e nenhuma assistência para superar o aviso inicial em branco na tela de carregamento. Felizmente, a equipe da New York City Tourism + Conventions tem usado a tecnologia de várias maneiras desde seu lançamento no ano passado, e estamos aqui para ajudar a usar o ChatGPT para planejadores de eventos.
É útil entender que o ChatGPT é uma interface fácil de usar para interagir com inteligência artificial, especificamente um modelo de linguagem grande (LLM). Esses modelos criam novos conteúdos com base em padrões aprendidos a partir de dados de treinamento, que foram derivados de vastas fontes na internet. O ChatGPT gera texto prevendo a melhor próxima palavra para uma frase, emulando bilhões de conversas, como um preenchimento automático incrivelmente inteligente.
Reunimos o seguinte roteiro passo a passo para ilustrar como o uso de uma abordagem iterativa com o ChatGPT, escrever avisos que se baseiam uns nos outros, pode ajudar você a criar agendas de eventos envolventes, mantendo você, o humano, firmemente no comando. Continue lendo sobre as muitas maneiras de implementar essa tecnologia em seu trabalho.
Etapa 1: Quem é o público?
O ChatGPT é mais útil quando você cria informações em um prompt durante uma conversa. Em vez de pedir para “criar uma agenda para uma conferência de três dias em NYC”, finja que o aviso em branco é um estagiário ansioso ou uma criança brilhante. Ele não tem contexto para suas perguntas além do que você fornece. Comece no início. Você tem perfis para o seu público-alvo para este evento?
Não : dê ao ChatGPT um aviso sem contexto como: “Escreva uma agenda para a próxima Reunião Anual para o Turismo + Convenções da Cidade de Nova York”.
Faça : forneça à interface conhecimento de histórico para ajudar a qualificar sua solicitação. Por exemplo, “A New York City Tourism + Conventions está organizando uma Reunião Anual para sua associação, que compreende 1.800 empresas nos cinco distritos que se beneficiam da economia turística de NYC. Quase metade desses negócios são restaurantes locais (muitos dos quais participam do NYC Restaurant Week®) e os outros incluem shows da Broadway, atrações, hotéis, passeios a pé, instituições culturais, varejistas e empresas B2B que prestam serviços para convenções e reuniões.”
Quanto mais informações você puder compartilhar sobre seu público, melhor. Isso inclui dados demográficos (idade, renda), psicográficos (valores, hobbies), detalhes sobre seu setor e função no trabalho e quaisquer detalhes de pesquisas anteriores pós-conferência sobre as metas de negócios dos participantes para confirmar seu evento.
Cole todas as informações que tiver sobre o seu público em um prompt com uma nota para que o ChatGPT saiba que você fará perguntas sobre esses dados em breve.
Etapa 2: Compartilhar agendas de eventos passados
O ChatGPT pode se basear no trabalho que você já fez. Fornecer amostras do resultado que você está procurando dará um guia a ser seguido.
Cole as agendas anteriores, incluindo descrições das sessões para todo o seu conteúdo educacional, no prompt. (Se puder, volte cerca de cinco anos.) Se você realizar pesquisas pós-evento, inclua classificações e feedback para cada sessão.
Faça: apresente ao ChatGPT o conteúdo que você está fornecendo com afirmações simples como: “Agora estou compartilhando a agenda da reunião, com descrições de cada sessão e feedback dos participantes, para o nosso último evento de associação, que foi realizado em 2022 em NYC. Guarde em sua memória para contexto.”
Para pontos de bônus, cole nas agendas para eventos que competem com os seus e observe se algum dos eventos ou sessões de negócios foi particularmente popular ou bem-sucedido. Essa “análise de lacunas” pode ajudar o ChatGPT a identificar oportunidades perdidas ou tendências emergentes que você poderia aproveitar com sua agenda.
Etapa 3: Identificar um tema
Você tem um tema identificado para o seu evento? Compartilhe o máximo de detalhes possível em um prompt. Mas se você ainda não se estabeleceu sobre um tema, neste ponto você deve ter o prompt preparado com informações suficientes para pedir ideias.
Não : abra um novo tópico de bate-papo.
Faça : construa o mesmo chat thread que você carregou com contexto. Dê instruções ao ChatGPT como: “Com base nas informações que forneci, sugira 10 exemplos de temas para minha próxima conferência que se baseiam em anos anteriores sem duplicar esses eventos. Priorize ideias incomuns. Incorpore a minha localização de anfitrião de Nova York a esses temas.”
Etapa 4: Segmente seu tema em tópicos da sessão
Depois de identificar seu tema, peça ao ChatGPT para dividi-lo em tópicos específicos da sessão para garantir uma exploração completa do tema principal.
Não: insira declarações vagas como: “Escreva os títulos para as sessões que devo realizar na minha conferência”.
Faça: seja específico sobre suas necessidades. Por exemplo, “Com base nas informações que compartilhei e no tema da minha conferência do The Future of NYC Tourism, sugira seis ideias para tópicos para sessões em nossa próxima Reunião Anual”.
Como bônus, peça uma sequência para esses tópicos em seu evento para que haja uma ordem lógica e fluxo para as sessões.
Etapa 5: Segmente seus tópicos em sessões individuais
É aqui que você pode realmente se divertir! Comece com seu primeiro tópico e peça ideias para 10 sessões para abordar esse tópico. Solicite uma variedade de formatos, incluindo palestras, bate-papos e painéis ao lado do fogo, ou peça ao ChatGPT para expandir o envelope sugerindo formatos menos comuns para um evento de negócios. Você já pensou em criar um jogo de encenação para uma sessão de breakout? O ChatGPT pode projetar uma aventura com base em seus objetivos para a sessão, escrever a narrativa e preparar folhas de personagens para os participantes.
Depois de se estabelecer em uma sessão de que você gosta, jogue com o formato. Peça ao ChatGPT para retrabalhar a sessão de um painel para um jogo interativo. Pergunte quanto tempo você deve alocar com base na profundidade do tópico e na familiaridade do seu público com esse tópico.
Não : desista se não gostar das primeiras ideias que recebe.
Faça: continue iterando! Peça mais ideias. Peça que eles sejam mais incomuns, mais óbvios ou mais avançados. Ou até mesmo o New York-ier!
Dica profissional: Você pode editar seu prompt inicial se a resposta for realmente inútil; alguns usuários dizem que isso é mais eficaz do que apenas dizer ao ChatGPT o que deu errado, porque ajuda a “janela de contexto” a reter apenas o contexto correto para sua conversa.
Etapa 6: Nomeie suas sessões
Novamente, participe de uma sessão por vez e peça 10 ideias para um título convincente para cada uma. Quando você vir um título de sessão de que realmente gosta, informe o ChatGPT! No contexto da sua conversa, isso reforçará como é um bom resultado. Você precisa mudar algumas palavras ou combinar partes de três sugestões diferentes para obter um título com o qual esteja feliz? Tudo isso faz parte do processo iterativo.
Como você pode ver, usar o ChatGPT corretamente não é necessariamente um atalho para criar a agenda para um evento de negócios, e cada etapa requer informações e feedback de um ser humano. Mas, quando você se sentir confortável para idealizar com esta plataforma, descobrirá que o uso adequado de um LLM ajudará a criar sessões de eventos de negócios que são envolventes e colocarão seu público no centro do evento. Agora que você entende como usar o ChatGPT para planejamento de eventos, é hora de levar seu evento para o próximo nível.
Exemplo de avisos ChatGPT para planejamento de eventos
Veja abaixo uma seleção de prompts que você pode usar para ajudá-lo com o ChatGPT.
“Mantenha em sua memória as seguintes informações demográficas e psicográficas sobre os participantes do meu próximo evento.”
“Mantenha em sua memória as descrições, classificações de participantes e feedback para as sessões que foram conduzidas nesta conferência nos últimos cinco anos.”
“Mantenha em sua memória as descrições das sessões que foram realizadas por conferências concorrentes nos últimos dois anos.”
“Realize uma análise de lacunas sobre o conteúdo apresentado nessas conferências. Que oportunidades ignoramos? De quais tendências emergentes poderíamos aproveitar?”
“Com base nas informações que forneci, sugira 10 exemplos de temas para minha próxima conferência que se baseiam em anos anteriores sem duplicar esses eventos. Priorize ideias incomuns. Incorpore a minha localização de anfitrião de Nova York a esses temas.”
“Com base nas informações que compartilhei e no tema da minha conferência, sugiro seis ideias para tópicos para sessões em nosso próximo evento de negócios.”
“Você pode compartilhar uma sequência para esses tópicos para que haja uma ordem lógica e fluxo para as sessões?”
“Forneça ideias para 10 sessões para abordar o primeiro tópico desta conferência. Use uma variedade de formatos, incluindo palestras, bate-papos e painéis no lado do fogo, juntamente com um mínimo de dois formatos menos comuns.”
“Retrabalhe a terceira ideia de um painel para um jogo interativo.”
“Sugira 10 ideias para um título convincente para a minha primeira sessão.”
